使い方

1新規作成

左メニューの「新規作成」を押し、契約情報・作成方法・署名者を入れて 作成してエディタへ を押します。

• 契約情報:満了日を入れておくと、締結した契約の満了日の30日前と当日に、作成者へメールで知らせます。
• 作成方法:白紙から(エディタ)/ テンプレートから / Word(.docx)を取り込む / 完成済みPDFをアップロード。
• 署名者:送付順が同じ人には同時に、後の人には前の順番の全員が同意したあとに送られます。暗証コードを入れると、相手は開くときにそのコードを求められます。

署名者は、送る前なら契約詳細で直して 保存 できます。押印位置と暗証コードはそのまま残ります。暗証コードは「設定済み」と表示され、変えるときだけ入れます。外すときは欄の右の ×。

2本文を作る

条の番号(第N条)は自動で振られ、条を消したり入れ替えたりすると、本文中の「第N条」の引用も一緒に振り直されます。

3押印位置を入れる

「押印位置」パネルで署名者とサインの種類を選び、本文の押印したい場所で 挿入する を押します。枠は本文と一緒に動きます。「自社(送信者)」の枠を入れると、送信の直前に自社の押印をします。

4PDF プレビューで確かめる

エディタ右上の PDFプレビュー で、相手に見えるのと同じ表示を確かめます。

5社内承認(任意)

契約詳細の「社内承認者」で承認者を選び、承認を依頼 を押します。承認者は【社内承認のお願い】のメールから 承認する か 差し戻す を選びます。承認を通さずに送ることもできます。

6署名を依頼する

契約詳細の 署名を依頼 を押します。自社の押印欄があるときは 押印して送信する、ないときは 送信する。

7進み具合・リマインド・質問

契約詳細の上の「締結の流れ」で、今どこまで進んだかがわかります。

リマインド送信

まだ署名していない相手に、新しいリンク付きのメール(件名【再送】)を送ります。新しいリンクは、送った日から30日間使えます。期限が切れた相手にも届きます。自動のリマインド(最後の通知から3日ごと)では期限は延びません。

相手から質問が届いたとき

相手が署名画面の「質問する」から送ると、作成者に【ご質問】のメールが届きます。そのまま返信すると相手に届きます。内容は契約詳細の「履歴」にも残ります。

取下げ

取下げ で送った契約を取りやめます。相手に送ったリンクはすべて使えなくなります。

8却下されたとき

相手が却下すると、その契約の書類すべての手続きが止まります。理由は【却下されました】のメールと、契約詳細の署名者の欄で見られます。

契約詳細の右上の 直して送り直す を押すと、同じ契約名・宛先・暗証コード・押印位置の下書きができます。本文を直して、もう一度 署名を依頼 を押してください。取り下げた契約でも使えます。

9締結後

全員が署名すると、双方に【電子契約 締結完了】のメールが届きます。契約詳細の「契約書」から、締結済み契約書・合意締結証明書・原本PDF をダウンロードできます。

相手に「本物か確かめたい」と言われたら、真正性検証 を案内してください。社外の人もログインなしで使えます(契約名などの中身は表示されません)。

気をつけること

相手への連絡の例

お世話になっております。株式会社Gameの(担当者名)です。
先ほど「(契約名)」の契約書を、電子契約システム Elemental Record からお送りしました。
差出人「Elemental Record」(gameagelayer@gmail.com)から、件名【電子契約書のご署名依頼】のメールが届いております。見当たらない場合は、迷惑メールのフォルダもご確認ください。
ご署名の手順は https://elr.gameagelayer.com/guide をご覧ください。ご不明な点は、署名画面の「質問する」からもお送りいただけます。
アクセスコードは、別途お電話でお伝えします。
リンクの有効期限は、本日から30日間です。どうぞよろしくお願いいたします。